放置しているビジネスメールの対応方法
長らくサイト運営を中断していたのですが、３年ほどのブランクを経て、来月からまた再開することにしました。
この間、親が要介護５の状態となってしまい、睡眠時間が全くないなか、ここ３年間ほど取引先からのメールの返信は全て放置状態になってしまっております。
最近になって、ようやく要介護２あたりまで回復し、多少の余裕が出てきたので、また再開しようと考えているのですが、長らく放置状態だったため、さまざまな恐れが出てきています。
今さら開封したところで返信のしようがないですし、もし重要なメールであったとしたら、後悔や罪悪感など心労の負担がかかることが予想されます。また、今さら返信してもお叱りを受ける可能性があり、何かと気が重いです。
ただ、再開するにあたり、まずはこれらの恐れを克服してメールを確認する必要があります。
この恐れを克服する方法として、小さなことから、少しづつ取り組むことが大切になります。
■ステップ１
まずは迷惑フォルダのメールを削除したり、プロモーションのフォルダを既読にすることからはじめます。これらは機械的に処理すればよいため、特に心理的な負担もなく対応できるはずです。
■ステップ２
迷惑メールなどが終了したら、次に取引先のメールを１日１通だけ開封します。あるいは期間を区切って、とりあえずは１週間分づつ検索して開封したり、１社づつ対応するのでもよいと思います。
なかには、ビッグオファーも来てたりして、なぜ確認しなかったのかと自分を責めることもあるかと思いますが、諦めるしかありません。
■ステップ３
今からでも対応すべきメールについては、簡潔に事情を伝えて謝罪した上で、事実のみを淡々と伝えることに専念します。詳細な事情を伝えても相手の負担になるだけですし、言い訳じみた印象もでてしまいます。そのため、ごく簡潔に事情を伝え、あくまでビジネスとして対応することをおすすめします。
ポイントは、対応可能なレベルになるまでタスクを細分化し、心理的な負担をなくした上で、少しづつ処理していくことです。現実逃避の状態から対応中の状態に移行することで、精神的にも前向きに取り組むことができます。
実際には、サイト運営を長らく放置していると、アクセス数や検索結果での露出度は低下するため、問い合わせや掲載依頼などのメールは来ていないケースが多いはずです。恐れていたことは、実際には杞憂に過ぎなかった可能性も高く、こんなことならもっと早くに確認しておけばよかったという結果になるはずです。
それでも、心理的な壁が大きいようでしたら、まずはステップ１のプロセスを毎日繰り返すことを目標に、恐れに向き合っていくことをおすすめします。
放置メールに限らず、一番まずいのは現実逃避してしまうことです。なので、恐れを見据えて、淡々と対処することをおすすめします。